Logiciel de comptabilité

Récemment, un expert-comptable m’a expliqué à quel point il était difficile de changer de logiciel de comptabilité. Il travaillait avec le progiciel A, mais voulait passer au progiciel cloud B. Pour quelle raison ? Essentiellement à cause du mauvais support technique offert par le fournisseur A.

La transition s’est toutefois avérée tout sauf simple. Premier obstacle : l’ancien système n’offrait pas de fonction d’exportation, ce qui risquait d’entraîner la perte des données historiques. Cela est devenu vraiment problématique à l’occasion d’un contrôle fiscal. L’expert-comptable n’avait en effet plus accès aux données des clients. Finalement, il a pu récupérer ces données pour un seul et unique client, mais uniquement moyennant le paiement d’une licence annuelle de 1.500 euros. Sans ce paiement, l’amende aurait été importante. Cet incident montre à quel point un utilisateur peut être dépendant de son fournisseur. Et ce, alors que l’expert-comptable avait lui-même introduit tousles chiffres. Au fond, à qui appartient le client ?

Le règlement européen sur les données, en vigueur depuis le 12 septembre 2025, oblige les fournisseurs à donner à leurs clients plus de contrôle sur leurs propres données. Une bonne nouvelle pour les experts-comptables, donc. Ce règlement est une étape importante vers la rupture du vendor lock-in : une situation dans laquelle une organisation devient à tel point dépendante d’un seul fournisseur qu’il lui est difficile, coûteux ou techniquement impossible d’en changer.

Désormais, tant les nouveaux contrats que les contrats en cours doivent satisfaire au règlement sur les données. Cela signifie que tous les contrats doivent être revus, avec une stratégie de sortie claire. Des accords clairs doivent être conclus sur le transfert de données et les procédures de changement de fournisseur. Procéder à un examen juridique de ces conditions est certainement conseillé.

La transition vers le nouveau progiciel ne fut pas non plus sans peine pour ce cabinet d’experts-comptables. L’importation des données dans le nouveau système a posé plusieurs défis. Heureusement, l’expert-comptable a finalement été satisfait de son choix. Bénéficier d’un support adéquat lors de la migration est donc crucial.

Parfois, les alternatives sont trop peu nombreuses, ce qui permet aux fournisseurs d’augmenter considérablement leurs prix. Le changement devient alors une opération coûteuse et technique, surtout si l’on compte les heures de formation et les frustrations des collaborateurs. Il est aussi frappant de constater que, en tant qu’expert-comptable, on dépend fortement du rythme, de la vision et de la feuille de route d’un seul et unique fournisseur IT. On n’a plus la liberté de faire ses propres choix, ce qui peut être stratégiquement désavantageux si on a une direction claire pour son cabinet. Les bonnes propositions d’amélioration passent alors à l’arrière-plan, surtout si le fournisseur traite d’abord d’autres priorités qui ne sont pas pertinentes pour vous.

Je vois actuellement déjà quelques bureaux qui développent eux-mêmes des logiciels pour avoir plus de liberté. Dans ce type de bureaux, la technologie est le moteur de l’efficacité, tandis que l’expertise humaine reste au coeur de leurs services. Cela requiert évidemment de solides investissements mais, à terme, cela peut être payant. Cela n’est néanmoins réalisable que dans des cabinets qui ont un grand nombre de clients – que ce soit seuls ou avec d’autres.

Danny De Pourcq

Contexte

Comment le règlement sur les données aborde-t-il le vendor lock-in ?

1. Exportation des données et interopérabilité

• Offrez des possibilités d’exportation dans des formats ouverts et lisibles par machine (tels que UBL, XML, CSV).
• Garantissez que les données puissent être exportées de manière complète et correcte (y compris les données historiques).
• Utilisez des API standardisées pour échanger des données avec d’autres systèmes.
• Documentez clairement la procédure d’exportation pour les utilisateurs finaux.

2. Possibilités de changement de fournisseur

• Prévoyez une procédure de sortie qui peut être exécutée dans les 30 jours.
• Proposez une assistance technique lors de la migration vers d’autres progiciels.
• Garantissez que les utilisateurs ont accès à leurs données sans l’intervention du fournisseur.

3. Transparence contractuelle

• Évitez les clauses abusives telles que :
  • Longs délais de préavis sans possibilité raisonnable de changement
  • Restrictions concernant l’exportation des données en cas de résiliation du contrat
  • Modifications unilatérales des prix sans droit de résiliation
• Élaborez des clauses contractuelles claires sur la propriété, l’accès et le transfert des données.
• Informez les clients de leurs droits en vertu du règlement sur les données.

4. Frais et facturation

• Évitez les switching fees pour l’extraction de données (obligatoire à partir de janvier 2027).
• Communiquez de manière transparente sur les éventuels frais dus pour l’aide à la migration (le cas échéant).

5. Sécurité et conformité

• Assurez-vous que l’exportation des données et la migration sont conformes au RGPD et aux autres réglementations pertinentes.
• Documentez toutes les procédures relatives au transfert des données et à l’accès à celles-ci.

6. Communication et assistance

• Informez proactivement les clients de l’impactdu règlement sur les données.
• Proposez un canal de service client pour les questions relatives à l’exportation des données et au changement de fournisseur.
• Publiez une déclaration de conformité au règlement sur les données sur le site web ou dans le Service Level Agreement (SLA en abrégé).

Sous la loupe :

Nouvelles règles pour les indépendants qui ne prennent pas leur pension immédiatement à l’âge de la pension

À partir du 1er octobre 2025, les règles changent pour un groupe spécifique d’indépendants : ceux qui ont atteint l’âge de la pension mais ne prennent pas encore leur pension, et ceux qui perçoivent uniquement une pension de survie.

Ils paient désormais des cotisations comme un indépendant à titre principal. En contrepartie, ils bénéficient à nouveau d’une protection sociale, comme la constitution d’une pension, le droit d’aidant proche et le congé de deuil.

Les conséquences varient en fonction de la situation :

• Indépendants qui paient déjà des cotisations supérieures ou égales à la cotisation minimale en activité principale. Pour eux, rien ne change. Il n’y a que s’ils ont entre-temps cessé leurs activités ou s’ils perçoivent malgré tout déjà une pension qu’ils doivent le signaler. Si leur revenu est inférieur à la cotisation minimale, ils peuvent demander un opt-out. Avec cet opt-out, ils choisissent de continuer à relever de l’ancien régime.
• Indépendants qui paient des cotisations inférieures à la cotisation minimale en activité principale.
  En octobre, ils recevront encore un décompte selon les anciennes règles. Une régularisation tenant compte de la cotisation minimale (898,30 euros/trimestre, moins pour les partenaires aidants) suivra plus tard cette année. S’ils souhaitent éviter cela, ils peuvent demander un opt-out.
• Indépendants qui ne paient pas de cotisations. Ils doivent d’abord faire savoir s’ils sont encore actifs, et indiquer qu’ils ne perçoivent pas de pension. Si c’est le cas, la même situation que ci-dessus s’applique : régularisation plus tard cette année et choix de l’opt-out.
• Indépendants avec une pension de survie. Ils relèvent eux aussi du nouveau régime. En fonction de leur cotisation actuelle (élevée, faible ou aucune), c’est le même cas de figure que ci-dessus qui s’applique.

L’opt-out ne doit être demandé qu’une seule fois et il reste ensuite valable. Attention : l’opt-out expire si les revenus étaient trop élevés il y a trois ans, sauf si une réduction des cotisations est demandée en même temps.
Tous les indépendants concernés par cette nouvelle réglementation ont entre-temps reçu une lettre avec des explications et le formulaire d’opt-out. Vous pouvez également demander ce formulaire d’opt-out facilement via Xerius.

L’impact sur le montant de la pension varie d’un dossier à l’autre. Les indépendants peuvent simuler divers scénarios via mypension.be. Si cela ne fonctionne pas, ils peuvent contacter le Service des pensions des indépendants (INASTI) par e-mail à l’adresse info@rsvz-inasti.fgov.be ou par téléphone via le numéro gratuit 1765. Dans certains cas, la pension peut aussi être prise avec effet rétroactif.

Qu’est-ce que cela signifie pour vous en tant qu’expert-comptable ?
Ces nouvelles règles peuvent susciter de nombreuses questions chez vos clients. Grâce à cet aperçu, vous pouvez les rassurer et les orienter à temps vers Xerius ou le Service des pensions. Leurs dossiers resteront ainsi corrects et en ordre.

Accord d’été 2025 : ce qui compte pour les employeurs

Avec l’accord d’été du 21 juillet 2025, le gouvernement fédéral a annoncé une série de réformes majeures en matière de droit du travail, fiscalité et pensions — des changements qui entreront en vigueur à partir de
2026 et qui s’appliqueront progressivement jusqu’en 2029.

Concrètement, cela signifie : des règles plus souples concernant le travail de nuit, une extension structurelle des avantages fiscaux pour les heures supplémentaires, des réformes en matière de crédit-temps fin de carrière, délais de préavis et périodes d’essai, ainsi qu’une fiscalité visant à garantir plus de salaire net, moins de pression fiscale et une réglementation adaptée concernant les avantages de toute nature.

Dans notre dernier article de blog, nous analysons plus en détail ces réformes.

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Plan cafétéria : la liberté de définir son package salarial

Saviez-vous que plus de la moitié des travailleurs belges souhaitent pouvoir choisireux-mêmes la composition de leur package salarial ? Selon l’enquête «HR & Payroll Pulse» réalisée par SD Worx en 2024, 51 % des collaborateurs veulent avoir leur mot à dire dans leur rémunération – un signal fort sur la manière dont nous devons repenser la politique salariale.

Une solution qui répond parfaitement à cette attente est le plan cafétéria : les collaborateurs ont la possibilité, avec un budget prédéfini, d’échanger certains éléments tels que la prime de fin d’année ou le bonus contre des avantages personnalisés — par exemple un ordinateur portable, une épargne-pension, des jours de congé supplémentaires ou un vélo de leasing.

Pour les employeurs, la question est donc la suivante : comment adapter leur stratégie de rémunération pour la rendre plus flexible et véritablement personnalisée, sans alourdir les coûts salariaux ? Et quels sont les points d’attention sur le plan juridique, fiscal et de la communication ?

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La gestion de base d’entreprise disparaît également en Wallonie

À partir du 1er octobre 2025, l’obligation de démontrer les connaissances de gestion de base d’une entreprise disparaît aussi en Wallonie. La Région suit l’exemple de la Flandre et de Bruxelles, où cette exigence avait déjà été supprimée.

Un de vos clients a déjà « prêté » la gestion de base pour un membre de sa famille, afin qu’il puisse créer son entreprise individuelle ? Cette aide a nécessité d’être affilié comme aidant auprès d’une caisse d’assurances sociales ? Dans ce cas, si cet aidant ne travaille pas dans l’entreprise en dehors de l’apport de sa gestion, vous pouvez mettre fin à cette affiliation à partir du 1er octobre 2025. L’entreprise restera en ordre !

À noter : la suppression de la gestion de base dans la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) ne doit pas être effectuée immédiatement. La désaffiliation de l’aidant ne dépend pas de cette mise à jour dans la BCE.

Elle peut avoir lieu lors de la prochaine modification payante.

En cas de doute, n’hésitez pas à contacter Xerius pour savoir quelle démarche est la plus appropriée.

La rémunération variable motive vos collaborateurs

En tant qu’employeur, vous voulez valoriser vos collaborateurs tout en utilisant intelligemment votre budget. L’augmentation salariale classique ou le bonus en espèces coûte cher et « reste », même si vous ne voulez offrir qu’une récompense temporaire. Avec la rémunération variable, vous avez une solution parfaite : vous associez la rémunération à la prestation et vous ne payez qu’en fonction du résultat, sans augmenter votre structure de coûts fixe.

En outre, la rémunération variable offre des options fiscalement et socialement attrayantes. En effet, au lieu de ne conserver qu’environ 38 % d’un bonus en espèces, votre collaborateur engarde jusqu’à environ 65 % dans des systèmes tels que le bonus salarial (CCT 90) ou la prime bénéficiaire. Avec les warrants comme système de rémunération individuelle ou collective alternatif, votre collaborateur peut même conserver 35 % de plus en net.
La rémunération variable est donc bénéfique pour tous : les collaborateurs se sentent valorisés et motivés, tandis que les employeurs rendent leur politique salariale plus attrayante et plus compétitive, sans perdre de vue les coûts salariaux.

Découvrez tout ce qu’il faut savoir à ce sujet dans notre article de blog.

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Le Service aux dirigeants d’entreprise : découvrez les nouvelles possibilités

Nous avons attentivement écouté vos commentaires et nous nous sommes mis au travail pour adapter encore mieux l'outil à vos besoins. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de quelques nouvelles améliorations et fonctionnalités.

Salaire minimum pour l'impôt des sociétés

Le salaire minimum des dirigeants pour bénéficier du taux réduit d'impôt sur les sociétés passe de 45000 à 50 000 euros. Le tableau de bord vous permet désormais de voir quels dirigeants dépassent ou non la limite de 50 000 euros. Le montant sera désormais indexé, mais il ne s'agitpas encore d'une réglementation définitive.

Utilisation excessive des avantages forfaitaires de toute nature

Les autorités parleront d'utilisation excessive si les avantages forfaitaires dépassent 20 % de la rémunération imposable totale. L'écran de rémunération et de simulation indique visuellement dès que cette limite est dépassée. Il ne s'agit que d'une estimation basée sur les avantages forfaitaires qui suivent le calcul légal. La mesure n'est pas encore définitive.

Loyers comme revenus privés en cas d'excédent de loyer

Lors de l'ajout d'un excédent de loyer, c'est-à-direla partie des revenus locatifs imposée fiscalement comme revenu professionnel, les loyers sont présentés comme des revenus privés. Vous obtenez ainsi une image plus complète du revenu net personnel du dirigeant. Attention, les loyers n'apparaissent pas sur les documents salariaux et ne sont pas payés via la ligne salariale.

Comparaison des simulations et calcul du ATN pour la voiture de société en PDF

Dans le module de simulation vous pouvez générer un PDF comparant deux simulations avec un aperçu détaillé de toutes les données. En outre, vous pouvez exporter le calcul de l’ATN pour la voiture de société au format PDF à partir de l'écran de rémunération et de simulation. Le fichier affiche le calcul détaillé avec la formule et les montants mensuels.

Contactez Xerius par la voie adéquate et obtenez une réponse plus rapidement

Saviez-vous que vous pouvez trouver nos données de contact réservées aux experts-comptables dans XeriusDesk ? Vous y trouverez aussi bien le numéro de la ligne comptables que l’adresse e-mail destinée aux experts-comptables.

• Si vous nous appelez via la ligne comptables, nous vous répondrons plus rapidement et de manière plus ciblée que via la ligne clients générale.
• Les e-mails envoyés à l’adresse réservée aux experts-comptables sont toujours traités en priorité, afin que vous receviez une réponse plus rapidement.

Important : ces coordonnées vous sont exclusivement destinées en votre qualité d’expert-comptable. Ne les partagez donc pas avec vos clients et ne mettez pas non plus ceux-ci en copie lorsque vous nous envoyez un e-mail. Ainsi, notre communication restera claire et nous pourrons vous aider plus facilement.

SD Worx Finbox : facture électronique via Peppol à partir de 2026

E-facturation via Peppol obligatoire à partir du 1er janvier 2026

À partir de 2026, toutes les factures de SD Worx seront par défaut envoyées via le réseau Peppol afin de répondre aux nouvelles obligations légales. Concrètement, cela signifie que, à compter de cette date, SD Worx cessera de proposer des factures UBL et PDF via e-Send dans Finbox. Les accords e-Send pour les factures seront désactivés et remplacés par Peppol. Les accords e-Send pour les documents comptables restent inchangés.

Dans Finbox, vous pouvez désormais indiquer si vos clients souhaitent continuer de recevoir leurs factures au format PDF via e-Send à partir de 2026. Dans l’onglet e-Send, vous trouverez une barre de défilement qui vous permettra de définir vos préférences par client. De cette manière, vous garderez le contrôle du flux de communication vers la plateforme comptable externe, même après l’introduction de la norme Peppol. Les factures que votre client reçoit pour le moment par e-mail ou par courrier seront encore envoyées de la même manière après 2026.

Si les factures doivent déjà être envoyées via Peppol avant 2026 et que Peppol n’est pas encore
activé, activez-le dans les accords e-Send du client. N’oubliez pas que vos clients ont besoin d’un Access Point pour utiliser Peppol. Assurez-vous que l’entreprise soit enregistrée auprès d’unpoint d’accès, sans quoi les factures ne pourront pas être envoyées via Peppol.

Exporter les accords e-Send vers Excel

Sur la page d’aperçu de SD Worx Finbox, vous pouvez facilement exporter tous les accords e-Send paramétrés de vos dossiers vers Excel. Vous obtenez ainsi en un coup d’oeil un aperçu complet des accords activés, y compris tous les paramètres associés. En outre, vous voyez immédiatement quels clients reçoivent déjà leurs factures via Peppol et pour qui les documents comptables sont traités via Codabox.

Agenda

Formation Webinaires de croissance

Ces formations en ligne gratuites profitent immédiatement à votre entreprise. Vous renforcez vos compétences et vos talents cruciaux et ceux de vos collaborateurs. En saisissant les nouvelles opportunités, vous préparez votre bureau à l’avenir.

Autre avantage : vous pouvez adapter les Webinaires de croissance aux besoins spécifiques de votre bureau, en choisissant à la carte ceux auxquels vous ou vos collaborateurs voulez assister.

Retrouvez ici toutes les infos sur les Webinaires de croissance >

Pour conclure

Vous avez des questions sur un article de cette lettre d’information ? Ou vous souhaitez partager quelque chose qui pourrait inspirer d’autres experts-comptables ? Faites-le-nous savoir, nous suivrons ainsi ensemble un secteur en plein mouvement.