Boekhoudsoftware

Onlangs vertelde een accountant me hoe lastig het was om van boekhoudpakket te veranderen. Hij werkte met pakket A, maar wilde overstappen naar cloudpakket B. De voornaamste reden? De gebrekkige technische ondersteuning bij leverancier A.

De overstap bleek echter allesbehalve eenvoudig. De eerste hindernis: er was geen exportfunctie in het oude systeem, waardoor historische data dreigde verloren te gaan. Dat werd pas echt problematisch bij een fiscale controle. De accountant had geen toegang meer tot de klantgegevens. Uiteindelijk kon hij die data voor één klant terugkrijgen, maar enkel na betaling van een jaarlijkse licentie van 1.500 euro. Zonder die betaling zou de boete aanzienlijk geweest zijn. Dit incident toont hoe afhankelijk je als gebruiker kan zijn van je leverancier. En dat terwijl de accountant zelf alle cijfers had ingevoerd. Van wie is de klant dan eigenlijk?

De Europese Data Act, die sinds 12 september 2025 van kracht is, verplicht leveranciers om klanten meer controle te geven over hun eigen data. Goed nieuws dus voor accountants. Deze wet is een belangrijke stap in het doorbreken van vendor lock-in: een situatie waarin een organisatie zo afhankelijk wordt van één leverancier dat overstappen moeilijk, duur of technisch onmogelijk is.

Zowel nieuwe als bestaande contracten moeten voortaan voldoen aan de Data Act. Dat betekent dat alle contracten herzien moeten worden, met een duidelijke exit-strategie. Er moeten heldere afspraken komen over data-overdracht en overstapprocedures. Juridische toetsing van die voorwaarden is zeker aan te raden.

Ook de overgang naar het nieuwe pakket verliep niet vlekkeloos voor dit accountantskantoor. Het importeren van data in het nieuwe systeem bracht de nodige uitdagingen met zich mee. Gelukkig was de accountant uiteindelijk tevreden met zijn keuze. Een goede ondersteuning bij migratie is dus cruciaal.

Soms zijn er te weinig alternatieven, waardoor leveranciers hun prijzen fors kunnen verhogen. Overstappen wordt dan een dure en technische operatie, zeker als je ook de opleidingsuren en frustraties van medewerkers meerekent. Wat me ook opvalt: als accountant ben je sterk afhankelijk van het tempo, de visie en de roadmap van één IT-leverancier. Je verliest de vrijheid om zelf keuzes te maken, wat strategisch nadelig kan zijn als je een duidelijke richting hebt voor je kantoor. Goede verbetervoorstellen verdwijnen dan naar de achtergrond, zeker als de leverancier eerst andere prioriteiten afwerkt die voor jou niet relevant zijn.

Ik zie momenteel al enkele kantoren die zelf software bouwen om meer keuzevrijheid te creëren. In dit type kantoren is technologie de drijvende kracht achter efficiëntie, terwijl menselijke expertise de kern blijft van hun dienstverlening. Dat vraagt uiteraard stevige investeringen, maar op lange termijn kan het lonen. Dit is enkel haalbaar voor kantoren met een groot klantenbestand – alleen of samen met andere kantoren.

Danny De Pourcq

Achtergrondinfo

Hoe pakt de Data Act vendor lock-in aan?

1. Data-export en interoperabiliteit

• Bied exportmogelijkheden aan in open en machineleesbare formaten (zoals UBL, XML, CSV).
• Zorg dat data volledig en correct geëxporteerd kan worden (inclusief historische gegevens).
• Gebruik gestandaardiseerde API's voor data-uitwisseling met andere systemen. Documenteer de exportprocedure duidelijk voor eindgebruikers.

2. Overstapmogelijkheden

• Voorzie een exit-procedure die binnen 30 dagen kan worden uitgevoerd.
• Bied technische ondersteuning aan bij migratie naar andere pakketten.
• Zorg dat gebruikers zonder tussenkomst van de leverancier toegang hebben tot hun data.

3. Contractuele transparantie

• Vermijd oneerlijke bedingen, zoals:
  • Lange opzegtermijnen zonder redelijke overstapmogelijkheid
  • Beperkingen op data-export bij contractbeëindiging
  • Eenzijdige prijswijzigingen zonder opzeggingsrecht
• Stel duidelijke contractclausules op overdata-eigendom, toegang en overdracht.
• Informeer klanten over hun rechten onder de Data Act.

4. Kosten en facturatie

• Vermijd switching fees voor data-extractiec(verplicht vanaf januari 2027).
• Communiceer transparant over eventuele kosten voor migratieondersteuning (indien van toepassing).

5. Beveiliging en compliance

• Zorg dat data-export en migratie voldoen aan de GDPR en andere relevante regelgeving.
• Documenteer alle procedures rond data-overdracht en toegang.

6. Communicatie en ondersteuning

• Informeer klanten proactief over de impact van de Data Act.
• Bied een klantenservicekanaal aan voorvragen rond data-export en overstap.
• Publiceer een Data Act-complianceverklaring op de website of in de Service Level Agreement of kortweg SLA.

In de kijker

Nieuwe regels voor zelfstandigen die na pensioenleeftijd pensioen nog niet opnemen

Vanaf 1 oktober 2025 veranderen de regels voor een specifieke groep zelfstandigen: zij die de pensioengerechtigde leeftijd bereikt hebben maar hun eigen pensioen nog niet opnemen, en zij die enkel een overlevingspensioen ontvangen.

Voor hen geldt voortaan dat ze bijdragen betalen zoals een zelfstandige in hoofdberoep. In ruil krijgen ze opnieuw sociale bescherming, zoals pensioenopbouw, recht op mantelzorg en rouwverlof.

De gevolgen verschillen per situatie:

• Zelfstandigen die al bijdragen betalen hoger dan of gelijk aan de minimumbijdrage hoofdberoep
  Voor hen verandert er niets. Ze moeten enkel melden als ze intussen gestopt zijn of toch al een pensioen ontvangen. Daalt hun inkomen onder de minimumbijdrage, dan kunnen ze een opt-out aanvragen. Met deze opt-out kiezen ze ervoor om onder de oude regeling te blijven vallen.
• Zelfstandigen die bijdragen betalen lager dan de minimumbijdrage hoofdberoep
  In oktober ontvangen zij nog een afrekening volgens de oude regels. Later dit jaar volgt een regularisatie met de minimumbijdrage (898,30 euro/kwartaal, lager voor meewerkende partners). Wie dit wil vermijden, kan een opt-out aanvragen.
• Zelfstandigen die géén bijdragen betalen
  Zij moeten eerst laten weten of ze nog actief zijn én geen pensioen ontvangen. Is dat het geval, dan geldt dezelfde situatie als hierboven: regularisatie later dit jaar en keuze voor opt-out.
• Zelfstandigen met een overlevingspensioen
  Ook zij vallen onder de nieuwe regeling. Afhankelijk van hun huidige bijdrage (hoog, laag of geen) geldt hetzelfde overzicht als hierboven.

De opt-out vraag je éénmalig aan en die blijft geldig. Let wel: ze vervalt als het inkomen drie jaar geleden te hoog was, tenzij tegelijk ook een vermindering van bijdragen wordt aangevraagd. Alle zelfstandigen die onder deze nieuwe regeling vallen, hebben intussen een brief ontvangen met uitleg en het opt-outformulier. Het opt-outformulier kan je ook eenvoudig aanvragen via Xerius.

De invloed op het pensioenbedrag verschilt per dossier. Zelfstandigen kunnen scenario’s simuleren via mypension.be. Lukt dat niet, dan kunnen ze contact opnemen met de Pensioendienst voorzelfstandigen (RSVZ) via info@rsvz-inasti.fgov.be of het gratis telefoonnummer 1765. In sommige gevallen kan een pensioen ook met terugwerkende kracht worden opgenomen.

Wat betekent dit voor jou als accountant?
Deze nieuwe regels kunnen heel wat vragen oproepen bij je klanten. Dankzij dit overzicht kan jij hen geruststellen en tijdig doorverwijzen naar Xerius of de Pensioendienst. Zo blijven hun dossiers correct en volledig in orde.

Zomerakkoord 2025: wat is er van belang voor werkgevers

Met het Zomerakkoord van 21 juli 2025 heeft de federale regering een reeks ingrijpende hervormingen aangekondigd op het vlak van arbeidsrecht, fiscaliteit en pensioenen. Veranderingen die vanaf 2026 in werking treden en richting 2029 geleidelijk ingrijpen.

Wat betekent dit concreet? Denk aan soepelere regels rond nachtwerk, structurele uitbreidingen van fiscale voordelen voor overuren, hervormingen op het vlak van landingsbanen, opzegtermijnen, en proefperiodes, en fiscaliteit die gericht is op meer nettoloon, minder belastingdruk en aangepaste VAA-regelgeving.

In ons recentste blogbericht, duiken we dieper in deze hervormingen.

Lees meer >
 

Cafetariaplan: werknemers willen keuze in hun loonpakket

Wist je dat meer dan de helft van de Belgische werknemers aangeeft zelf te willen kunnen kiezen hoe hun loonpakket is samengesteld? Volgens de recente ‘HR & Payroll Pulse’-enquête van SD Worx uit 2024 wil 51 % inspraak in hun verloning, en dat is veelzeggend voor hoe we met loonbeleid moeten omgaan.

Een oplossing die daar perfect op inspeelt, is het cafetariaplan: medewerkers krijgen de kans om met een vooraf bepaald budget elementen zoals een eindejaarspremie of bonus te ruilen voor voordelen op maat, denk aan laptops, pensioensparen, extra vakantiedagen of een leasefiets.

Voor werkgevers betekent dit: hoe kun je hun loonstrategieën aanpassen naar flexibeler en écht persoonsgericht verlonen, zonder hun loonkosten te belasten? En waar moeten zij juridisch, fiscaal en communicatief op letten?

Lees meer >

Basiskennis bedrijfsbeheer verdwijnt nu ook in Wallonië

Vanaf 1 oktober 2025 verdwijnt de verplichting om basiskennis bedrijfsbeheer aan te tonen ook in Wallonië. Daarmee volgt Wallonië het voorbeeld van Vlaanderen en Brussel, waar dit al eerder werd afgeschaft.

Heeft een van je klanten in het verleden bedrijfsbeheer aangetoond voor iemand anders en werd die persoon daardoor als helper aangesloten bij een sociaal verzekeringsfonds? Dan kan je die aansluiting vanaf 1 oktober 2025 stopzetten.

Tip: de schrapping van het bedrijfsbeheer in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) hoeft niet meteen te gebeuren. Dit kan bij de eerstvolgende betalende wijziging.

Bij twijfel: neem gerust contact op met Xerius voor de juiste aanpak.

Variabele verloning motiveert je medewerkers

Als werkgever wil je je medewerkers een waardering geven én tegelijk je budget slim inzetten. De klassieke loonsverhoging of cashbonus is duur én ‘blijft’, zelfs als je maar tijdelijk extra wil belonen. Met variabele verloning speel je daar perfect op in: je koppelt beloning aan prestatie en betaalt enkel bij resultaat, zonder je vaste kostenstructuur te verhogen.

Bovendien biedt variabel verlonen fiscaal en sociaal aantrekkelijke opties: in plaats van dat je medewerker slechts ±38% overhoudt van een cashbonus, haalt hij tot wel ±65% bij systemen zoals de loonbonus (cao 90) of winstpremie. Met warrants als alternatief individu-of collectief verloningssysteem houd je zelfs 35% meer netto over.

Dit maakt variabel verlonen een win-win: medewerkers voelen zich gewaardeerd en gemotiveerd, terwijl werkgevers hun loonbeleid aantrekkelijker en competitiever maken, zonder de loonkosten uit het oog te verliezen.

Lees meer >

SD Worx Bedrijfsleidersservice: ontdek de nieuwe mogelijkheden

We luisterden aandachtig naar jullie feedback en gingen ermee aan de slag om de bedrijfsleiderstool nog beter op jouw noden af te stemmen. Een overzicht van enkele nieuwe functies en verbeteringen vind je hieronder.

Minimumloon vennootschapsbelasting

De minimumbezoldiging voor bedrijfsleiders om het verlaagde tarief in de vennootschapsbelasting te genieten wordt opgetrokken van 45.000 naar 50.000 EUR. Op het dashboard kan je nu ook zien welke bedrijfsleiders de 50.000 EUR grens al dan niet overschrijden. Het bedrag wordt voortaan geïndexeerd, maar is nog geen definitieve regelgeving.

Bovenmatig gebruik forfaitaire voordelen van alle aard

Als de forfaitaire voordelen meer dan 20% van de totale belastbare bezoldiging bedraagt, spreekt de overheid van bovenmatig gebruik. Het verlonings-en simulatiescherm toont dit visueel zodra deze grens wordt overschreden. Dit is slechts een schatting o.b.v. de forfaitaire VAA's die de wettelijke berekening volgen. De maatregel is nog niet definitief.

Huurgelden als privé-inkomen bij huurexcedent

Bij de toevoeging van een huurexcedent, dus het deel van het huurinkomen dat fiscaal als beroepsinkomen wordt belast, worden de huurgelden weergegeven als privé inkomsten. Zo krijg je een completer beeld van het persoonlijk netto-inkomen van de bedrijfsleider. Let op, huurgelden verschijnen niet op loondocumenten en worden niet via de loonlijn betaald.

Vergelijking van simulaties en berekening VAA-bedrijfswagen in pdf

In de simulatiemodule kan je een pdf genereren van een vergelijking van twee simulaties met een uitgebreid overzicht van alle gegevens. Daarnaast kan je de berekening van het VAA-bedrijfswagen zowel vanuit de simulatie als vanuit de verloning exporteren in pdf. Het bestand toont de detailberekening met formule en de maandelijkse bedragen.

Contacteer Xerius via de juiste weg en krijg sneller antwoord

Wist je dat je in XeriusDesk onze contactgegevens speciaal voor accountants vindt? Daar staan zowel het nummer van de boekhouderslijn als het e-mailadres voor accountants.

• Bel je via de boekhouderslijn, dan krijg je sneller en gerichter hulp dan via de algemene klantenlijn.
• Mails naar het e-mailadres voor accountants behandelen we altijd met voorrang, zodat je sneller antwoord krijgt.

Belangrijk: deze contactgegevens zijn uitsluitend bedoeld voor jou als accountant. Deel ze dus niet met je klanten, en zet hen ook niet in cc wanneer je ons mailt. Zo blijft onze communicatie helder en kunnen wij jou vlot helpen.

SD Worx Finbox: elektronische factuur via Peppol vanaf 2026

E-facturatie via Peppol verplicht vanaf 1 januari 2026

Vanaf 2026 worden alle facturen door SD Worx standaard aangeboden via het Peppol-netwerk om te voldoen aan de nieuwe wettelijke verplichtingen. Dit betekent concreet dat SD Worx vanaf die datum stopt met het aanbieden van UBL- en pdf-facturen via e-Send in Finbox. De e-Send-afspraken voor de facturen worden gedeactiveerd en vervangen door Peppol. De e-Send-afspraken voor de boekingsdocumenten blijven ongewijzigd.

In Finbox kun je nu aangeven of je klanten vanaf 2026 hun facturen in pdf-formaat willen blijven ontvangen via e-Send. Op het tabblad e-Send vind je een schuifbalk waarmee je per klant jouw voorkeur kunt instellen.

Op deze manier behoud je ook na de invoering van de Peppol-standaard de controle over de communicatiestroom naar het externe boekhoudplatform. De facturen die je klant nu per e-mail of post ontvangt, blijven ook na 2026 op dezelfde manier binnenkomen.

Als de facturen al vóór 2026 via Peppol moeten worden verzonden en Peppol is nog niet geactiveerd, activeer dit dan bij de e-Send-afspraken van de klant. Houd er wel rekening mee dat je klanten voor het gebruik van Peppol een Access Point nodig hebben. Zorg ervoor dat de onderneming geregistreerd is bij een Access Point, want zonder registratie kunnen de facturen niet via Peppol worden verzonden.

e-Send-afspraken exporteren naar Excel

Op de overzichtspagina van SD Worx Finbox kun je alle ingestelde e-Send-afspraken van je dossiers eenvoudig exporteren naar Excel. Zo krijg je in één oogopslag een compleet overzicht van de geactiveerde afspraken, inclusief alle bijbehorende instellingen. Bovendien zie je meteen welke klanten hun facturen reeds via Peppol ontvangen en bij wie de boekingsdocumenten via Codabox worden verwerkt.

Van traditie naar vernieuwing: ontdek de vernieuwde Accountancy Tour

Zeven jaar inspiratie, tijd voor vernieuwing! Met veel enthousiasme organiseerden Xerius en SD Worx de afgelopen jaren zeven succesvolle Accountancy Tours naar Nederland. Maar nu is het tijd voor een frisse wind.

Op 13 en 14 november trekken we opnieuw op pad — dit keer buiten de begane paden. We laten ons inspireren door toonaangevende bedrijven uit andere sectoren, elk met een indrukwekkend groeiverhaal. Op het programma staan onder andere Runners’ lab, de Accor Hotelgroep en de Cronos Groep.

Ons doel? Innovatieve ideeën oogsten en vertalen naar de accountancy sector. Verwacht verrassende inzichten, frisse perspectieven en vooral: een flinke dosis inspiratie.

Ontdek alles over de vernieuwde Accountancy Tour >

Agenda

Opleiding Groeiwebinars - najaar 2025

Deze gratis online opleidingen leveren meteen rendement op voor je zaak. Je versterkt cruciale skills en talenten bij jezelf en je medewerkers. Je speelt in op nieuwe opportuniteiten, en maakt zo je kantoor futureproof.

Bijkomend voordeel: je stemt de Groeiwebinars af op de specifieke situatie van jouw kantoor, want je kiest à la carte de webinars die jij of je medewerkers willen bijwonen.

Alle info over de Groeiwebinars krijg je hier >

Tot slot

Heb je vragen over een van de artikels in deze nieuwsbrief? Of wil je graag iets delen dat ook andere accountants kan inspireren? Laat het ons weten. Zo houden we samen de vinger aan de pols van een sector in beweging.